Kleine klusjes? Grote besparingen!

Laat de bank uw administratie doen!

Dit levert u flink wat voordeel op. Ten eerste zijn alle mutaties meteen op de juiste plek vastgelegd, dit maakt de verwerking makkelijker. Ten tweede loopt u geen risico meer dat geld uit de kas zoek raakt. Ten derde kost u het minder tijd omdat u niet elke keer hoeft te pinnen en omdat de mutaties niet in het kasboek ingeschreven hoeven te worden en er geen controle meer nodig is op het kasgeld. Bovendien heeft u voortaan 1 overzichtelijk systeem waarin u de kostenfacturen kunt opbergen.

Tips voor nog meer kleine besparingen

U kunt op administratief vlak op nog veel meer processen tijd besparen, hier enkele suggesties:

  • Typ bankafschriften niet meer over in de financiële administratie maar laat ze automatisch inschieten door uw bank; vraag ons hoe u dit kan regelen;
  • Als dat niet mogelijk is, downloadt dan in elk geval de bankmutaties en lees ze in;
  • Maak herkenningsregels in uw administratieve pakket voor het boeken van de bankmutaties; uw pakket boekt dan automatisch de terugkerende posten en u hoeft zich alleen maar bezig te houden met de bijzondere posten;
  • Zet uw inkomende facturen in uw financiële pakket en maak vervolgens vanuit het pakket een betaalbestand van de betalingen die in die periode vervallen, handig als reminder en minder over te typen;
  • laat de loonstroken van uw personeel per mail direct naar uw medewerkers zenden door uw accountant of loonverwerkingsbureau; dan hoeft u ze niet te printen en uit te delen of rond te sturen;
  • vraag een betaalbestand voor de betaling van uw lonen; handmatig alle betalingen in uw pakket zetten is daarmee verleden tijd;
  • als u zelf rechtstreekst declareert, stuur de facturen dan per e-mail;
  • los klachten snel op; klanten zijn tevreden en betalen sneller.

Het zijn allemaal kleine dingen die hierboven staan. Dingen waarvan de meeste mensen zeggen dat ze allemaal ‘geen tijd’ kosten. Uiteindelijk is het tegendeel natuurlijk waar. Tijd is geld! Stel u bespaart 10 minuten per dag. Dat is meer dan een week per jaar. Als u bijvoorbeeld een uurtarief heeft van
€ 60,- dan gaat uw winst met € 2.400,- omhoog als u die week extra declareert. Of u heeft de ruimte om eens wat eerder naar huis te gaan. Kortom, alle reden om komende week in uw bedrijf te bekijken wat efficiënter kan. Dan kunt u daarna met een gerust hart een middagje vrij nemen… Veel plezier!

Els Erkens
Accountant-Administratieconsulent

Oktober 2015.